Gestión de activos corporativos
La gestión y el seguimiento de los activos de la empresa suponen un ahorro de dinero
Sin un sistema automatizado para gestionar y controlar los activos de la empresa, cualquier asignación de activos a los empleados es laboriosa y conlleva riesgos. Disponer de una lista de activos de la empresa asignables con un proceso sencillo puede suponer un ahorro importante de tiempo y dinero. De hecho, los costes de administración y gestión se reducen en gran medida, así como el riesgo de errores en el seguimiento manual de los activos y los procesos de aprobación o devolución. Además, sin una gestión eficaz se corre el peligro de perder la pista de los activos de la empresa y no poder confeccionar correctamente el libro de activos o el registro de activos amortizables.
Tanto para los activos tangibles como para los intangibles, como el bienestar o los beneficios corporativos, es necesario contar con un sistema de seguimiento de inventarios y asignaciones flexible y configurable. Además, un buen sistema de gestión de activos debe permitir el seguimiento y la notificación de las fechas de caducidad del material. Sólo así se garantiza el cumplimiento de los requisitos de seguridad y calidad.
El módulo de gestión de activos de HR-Assistant se creó teniendo en cuenta estas necesidades, ya que son comunes tanto en las pequeñas empresas no estructuradas como en las grandes empresas con sistemas ERP. En ausencia de sistemas ERP, el software también puede hacer un seguimiento de la disponibilidad de los activos a medida que se asignan o devuelven, lo que permite una fácil gestión del inventario.
Mantenga organizado su inventario de activos
Con el módulo de Gestión de Activos Sociales y Corporativos de HR-Assistant puede organizar los activos por categorías y definir el nivel de control que se requiere para cada categoría. Dentro de las categorías puede mantener organizados activos individuales o grupos de activos.
Utilizando el motor de búsqueda por categoría, nombre y código es fácil encontrar el activo de la empresa y comprobar, por ejemplo, su fecha de caducidad y disponibilidad. Del mismo modo, si ha creado una asignación de activos, puede encontrarla buscando por activos, empleados o incluso por la ubicación de referencia del empleado.
Controla el proceso de asignación
En función del nivel de control elegido para cada categoría de activos, se puede definir si los empleados pueden crear asignaciones de activos y devolver material libremente. Además, puede elegir si se inicia el proceso de autorización con la participación de sus gerentes, o si sólo podrán recibir asignaciones de sus superiores. Al tiempo que mantiene una considerable flexibilidad de uso, el software guía a los usuarios para que utilicen los procesos correctamente, a fin de garantizar la trazabilidad y la facilidad de gestión.
También es posible especificar el número de activos que se asignarán de vez en cuando. El sistema comprobará inmediatamente la disponibilidad según el número total de activos disponibles y las asignaciones anteriores. En caso de indisponibilidad, la asignación puede seguir creándose y notificándose, pero el estado será «no disponible» hasta que se devuelvan algunos de los activos ya asignados.
Una solución para todas las necesidades
Es posible especificar un código para cada objeto individual para gestionar teléfonos, teléfonos móviles y tarjetas SIM, coches de empresa, tarjetas de crédito, tabletas, impresoras, alquileres, etc. Para otros tipos de bienes, como vales y tickets de restaurante, cupones o artículos pequeños, es preferible la gestión y asignación múltiple. En este caso, el software realiza un seguimiento de la disponibilidad del almacén de forma automática. Además, gracias a la integración con el planificador de HR-Assistant, es rápido y fácil controlar la fecha de caducidad de los equipos de protección individual (EPI) u otros activos que requieren una atención especial.
Fácil de usar desde todos los dispositivos
Los activos y las asignaciones de la empresa son inmediatamente visibles para el personal dondequiera que esté, incluso desde teléfonos inteligentes y tabletas.
Integración con el calendario
El módulo de Bienestar y Activos Corporativos está integrado con el planificador de HR-Assistant, con un solo clic puede hacer un seguimiento de los vencimientos y asegurarse de que los equipos de seguridad o los beneficios sean reemplazados antes de que caduquen.
Control de las asignaciones
Las asignaciones de activos siguen la misma lógica de control de acceso que HR-Assistant, pero ofrecen algunas funciones adicionales. Por ejemplo, puede bloquear la solicitud de los empleados y solicitar el proceso completo de asignación con notificaciones por correo electrónico y aprobación.
Gestión automática de almacenes
La disponibilidad de las mercancías se comprueba automáticamente durante las asignaciones y se actualiza tras las devoluciones. En caso de falta de material, las asignaciones se reportan como no disponibles.
Búsqueda rápida de activos y asignaciones
Con la búsqueda por categoría, código, empleado y ubicación, podrá encontrar los activos deseados fácilmente y sin esfuerzo. La estructuración por categorías ayuda a mantener el inventario organizado.
Flexible y adaptable
El módulo está diseñado para ayudar en la gestión de activos de diversos tipos y en diferentes contextos. Por ejemplo, puede utilizarse para gestionar teléfonos, teléfonos móviles y tarjetas SIM, coches de empresa, tarjetas de crédito, tabletas, impresoras, alquileres, vales y tickets de restaurante, cupones, DPI, etc.
